25 yıllık saha deneyimi
Farklı sektör ve ölçekte yüzlerce fiziksel arşivleme projesi tamamladık.
Düzenli, güvenli, bulunabilir
Fiziksel arşivleme
Belge yığınlarını, her materyalin nerede ve ne kadar süre saklanacağının bilindiği yönetilebilir bir arşive dönüştürüyoruz.
Projenizi konuşalım
Neden gerekli?
Arşiviniz, düzenli ve bulunabilir bir sisteme dönüşsün.
Dağınık dosyalar zaman ve alan kaybettirir; hatalı saklama ise kurumsal hafızayı riske atar.
Fiziksel arşivleme yalnızca kutulama değildir. Kurumun belge üretim biçimi, yasal saklama süreleri, erişim yetkileri ve mevcut alanı birlikte değerlendirilir. Her belge; tanımlı, izlenebilir ve gerektiğinde hızla erişilebilir hale gelir.
Neden Arşivist?
Fiziksel arşivleme hizmetinde fark yarattığımız noktalar.
Kuruma özel dosya planı
Standart şablon kullanmayız; dosya planını kurumunuzun mevzuatına göre kurarız.
Uçtan uca proje yönetimi
Keşiften teslime kadar tüm süreci tek ekip yürütür.
Ölçülebilir teslim kriterleri
Her aşama raporlanabilir çıktılarla kontrol altında tutulur.
Proje kapsamı
Ne teslim ediyoruz?
İhtiyaca göre ölçeklenen, denetlenebilir ve sürdürülebilir bir çalışma kapsamı.
- 01Belge ve dosya bazında envanter
- 02Standart dosya planına göre tasnif
- 03Barkodlama ve adresleme
- 04Saklama–imha listeleri
- 05Ödünç ve iade takibi
- 06Arşiv yerleşim planı
Uygulama modeli
Adım adım süreç
Her adım kayıt altına alınır; kapsam ve kalite ölçütleri proje başında birlikte netleştirilir.
- 01
Keşif ve fizibilite
Belge hacmi, türleri, mevcut düzen ve depo koşulları yerinde analiz edilir.
- 02
Ayıklama ve tasnif
Belgeler dosya planına göre sınıflandırılır; mükerrer ve imhalık materyaller raporlanır.
- 03
Barkodlama
Dosya, klasör ve kutular benzersiz kodlarla sisteme bağlanır.
- 04
Yerleşim ve teslim
Kutulama, raf adresleme, kontrol ve kullanıcı eğitimi tamamlanır.
Kimler için?
Kurumsal yapınıza göre ölçeklenir.
- Kamu kurumları
- Belediyeler
- Bankalar ve finans kuruluşları
- Üniversiteler
- Sanayi kuruluşları
- Sağlık kurumları
Sık sorulan sorular
Fiziksel arşivleme hakkında merak edilenler
Fiziksel arşivleme nedir?
Fiziksel arşivleme, kurumunuzdaki basılı belge ve dosyaların envanterinin çıkarılması, standart bir dosya planına göre tasnif edilmesi, barkodlanması ve uygun raf/kutu sistemleriyle düzenli, izlenebilir bir şekilde saklanmasıdır.
Arşivleme süreci ne kadar sürer?
Süre; belge hacmine, mevcut düzen durumuna ve depo koşullarına göre değişir. Keşif ziyaretinin ardından size özel bir zaman planı sunarız.
Belgelerimiz nerede saklanacak?
Kendi arşiv deponuzda, sizin için kuracağımız düzende saklanabileceği gibi, ihtiyaç hâlinde dış kaynaklı arşiv deposu çözümleri de değerlendirilebilir.
Barkodlama sistemi nasıl çalışır?
Her dosya, klasör ve kutuya benzersiz bir barkod atanır; bu kodlar Doküman Arşiv Yönetim Sistemi üzerinden konum, içerik ve erişim bilgisiyle eşleştirilir.
Saklama süresi dolan belgeler ne olur?
Standart dosya planında tanımlı saklama-imha listelerine göre süresi dolan belgeler, kurumunuzun onayıyla mevzuata uygun şekilde imha edilir veya Devlet Arşivlerine devredilir.