Kamu kurumları ve belediyeler
Birim ve kurum arşivlerindeki resmi yazışma ve dosyaları standart dosya planına göre düzenler, arşiv mevzuatına uygun imha süreçlerini takip eder.
Doküman Arşiv Yönetim Sistemi
Arşivist DAYS
Kurumsal hafızanızı kayıt altına alan web tabanlı arşiv yönetim sistemi
Ürün hakkında
Basılı arşiviniz, dijital hızında erişilebilir olsun.
Arşivist DAYS; kurumsal hafızanızı kayıt altına alan, kurumlar arşivlerinde bulunan basılı belgelerinizin ve dokümanlarınızın arşiv esaslarınıza göre yönetilmesini sağlayan web tabanlı bir yönetim sistemidir.
Arşivist DAYS ile basılı envanteriniz korunur; birim ve kurum arşivlerinde bulunan basılı belgelere ve dokümanlara verimli, kolay ve hızlı bir şekilde dijital ortam üzerinden erişim sağlanır.
Genel bakış
Neden bir Doküman Arşiv Yönetim Sistemi gerekli?
Kurumların birim ve merkez arşivlerinde biriken basılı belgeler; doğru bir doküman arşiv yönetim sistemi olmadan zamanla bulunamaz, tekrar üretilir ya da tamamen kaybolur hale gelir. Bir Doküman Arşiv Yönetim Sistemi, bu belgeleri standart bir dosya planı ve dijital kayıt altyapısıyla düzenleyerek kurumsal hafızayı korur.
Arşivist DAYS, klasik kâğıt kayıt defterlerinin aksine; belge künyesini, konumunu, ödünç-iade durumunu ve imha süresini tek sistemde takip eder. Böylece bir kamu kurumu yıllarca önce arşive kaldırılmış bir dosyayı, bir üniversite ise bir öğrenci dosyasını dakikalar içinde bulabilir.
Kullanım alanları
Arşivist DAYS kimler için uygun?
Üniversiteler ve eğitim kurumları
Öğrenci dosyaları, akademik belgeler ve idari yazışmaları güvenli, rol bazlı erişimle dijital ortamda yönetir.
Bankalar ve finans kuruluşları
Yoğun evrak trafiğini standart bir doküman arşiv yönetim sistemiyle düzenler, denetime hazır bir kayıt altyapısı sağlar.
Kütüphane ve arşiv müdürlükleri
Ödünç-iade süreçlerini ve fiziksel belge konumunu tek sistemden izlenebilir hale getirir.
Kazanımlarınız
Arşivist DAYS ile
- 01Belgelerinize kolay erişim, dilediğiniz gibi kullanma, kopyalama, yayınlama.
- 02Birden fazla kullanıcının aynı anda bilgi edinmesi ve amaçları doğrultusunda kayıtları inceleyip kullanmasını sağlama.
- 03Belgelerinizin yıpranmasını önleme.
- 04İşgücü verimini arttırıp, maliyet düşürme.
- 05Ödünç-İade sorunlarınızı azaltma.
- 06Zaman ve yer kayıplarını önleme.
Teknik özellikler
Altyapı ve entegrasyon
- Active Directory Entegrasyonu
- %100 Web Tabanlı
- Tamamen Parametrik
- Haber ve Duyuru Yayını
- Mobil Uyumlu
- HTML5 Responsive Ekranlar
- SQL Server, Oracle Desteği
- Ödünç Takip Modülü
- İmha Modülü
- Esnek Yetkilendirme Yapısı
- Birim ve Kurum Arşivlerine Özel Ekranlar
- Standart Dosya Planı Yönetimi
- Görev Atamaları
Sık sorulan sorular
Arşivist DAYS hakkında merak edilenler
Doküman Arşiv Yönetim Sistemi nedir?
Doküman Arşiv Yönetim Sistemi (DAYS), kurumların birim ve merkez arşivlerindeki basılı belgeleri standart bir dosya planına göre kaydeden, konumlandıran ve arşiv esaslarına uygun şekilde yöneten web tabanlı bir sistemdir.
Arşivist DAYS hangi kurumlar için uygundur?
Kamu kurumları, belediyeler, üniversiteler, bankalar ve yoğun basılı evrak arşivine sahip her kurum için ölçeklenebilir bir çözümdür.
Ödünç-iade süreci nasıl takip ediliyor?
Sistem, hangi belgenin kim tarafından, ne zaman ödünç alındığını ve iade tarihini kayıt altına alarak ödünç-iade sorunlarını azaltır.
Belgelerin imha süreci nasıl yönetiliyor?
Standart dosya planı ve saklama süreleri sisteme tanımlanarak, imha edilmesi gereken belgeler zamanı geldiğinde raporlanır.
Mevcut sistemlerimizle entegrasyon mümkün mü?
Evet, Active Directory entegrasyonu ve esnek yapısı sayesinde DAYS kurumunuzun mevcut kimlik doğrulama ve yazılım altyapısıyla entegre edilebilir.
Yazılımı yakından görün